BİLGİ EKSİKLİĞİNİN TAMAMLATILMASI

 

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

 

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idare tarafından 13.03.2019 tarihinde EKAP üzerinden tebliğ edilen yazı ile iş deneyiminin tevsiki amacıyla sunulan sözleşme ve faturalar ile ilgili net olmayan hususların tespit edildiği, bu durum üzerine söz konusu tereddütlerin giderilmesine ilişkin olarak bilgilerin tamamlatılması için taraflarına 10 gün süre verildiği, 10 günlük süre içinde bilgi eksikliğinin tamamlanamadığı, bu haliyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerekirken, 

 

idarece tekliflerinin değerlendirmeye alınacağı inancı verilerek 18.09.2019 tarihinde EKAP üzerinden tebliğ edilen yazı ile güncellenmiş teklif ve yeni geçici teminat istenildiği, bu durum üzerine güncellenmiş teklif ve yeni geçici teminat sunulması işleminin açıkça mevzuata aykırı olduğu, 30.09.2019 tarihli ihale kararı ile ihale yetkilisinin ihaleyi 07.10.2019 tarihinde iptal ettiği, ihalenin iptali kararı ile birlikte ihale sürecinin en baştan itibaren hükümsüz olduğu, dolayısıyla hükümsüz bir ihale kararı ile geçici teminatının irat kaydedilmesinin hukuka ve mevzuata aykırı olduğu iddiasına yer verilmiştir.

 

Başvuru sahibinin iddiasının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

 

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

 

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir.

 

Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir.

 

Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

 

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinin beşinci fıkrasında “Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.” hükmü,

 

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6.3’üncü maddesinde “Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.” açıklaması,

 

Mevzuat ve doküman düzenlemelerinden, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak isteneceği,

 

bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresinin verileceği, belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılıp ve geçici teminatlarının gelir kaydedileceği anlaşılmaktadır.

 

Bahse konu ihalenin “Akıllı ve Bütünleşik Kentsel Planlama Uygulamalarının Hazırlanmasına İlişkin Hizmet Alımı” işi olduğu, ihaleye üç isteklinin teklif verdiği, .......Müh. Teknik. Proje İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin iş deneyiminin tevsiki amacıyla sunmuş olduğu sözleşme ve faturalar ile ilgili olarak idarece 13.03.2019 tarihli ve 218/73662 tarihli yazı ile “İdaremizce 20/12/2018 tarihinde 2018/538665 ihale kayıt numarası ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun 19. Maddesine göre Açık İhale Usulü ile “Akıllı ve Bütünleşik Kentsel Planlama Uygulamalarının Hazırlanmasına İlişkin Hizmet Alımı” ihalesi gerçekleştirilmiştir.

 

İlgili ihaleye teklif vermiş bulunmaktasınız.

 

Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37. Maddesi “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve

değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. ” hükmü gereğince, İştirak etmiş olduğunuz söz konusu ihalede, iş deneyimi tevsik için “Şehir Planlama ve Simülasyon Amaçlı 3B Şehir Modeli Oluşturma” işine ait sunulan sözleşme ve fatura ile ilgili olarak;

 

a)   .... Mühendislik Teknik Proje İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti. ile ....... B.V. arasında 10/01/2018 tarihinde imzalanan sözleşmeye ait damga vergisi tahakkuk fişi ve Vergi dairesi alındıları,

 

b) 01/11/2018 tarih ve 30309 seri nolu faturaya ait Yevmiye Defteri, 

 

c) KDV Beyannamesi,

 

d) 30309 seri nolu faturanın Vergi Dairesi tarafından onaylı BS formunun sunulması, 

 

hususlarındaki bilgi ve belgelerin 22/03/2019 günü saat: 17:00’a kadar ihale komisyonuna iletilmek üzere aşağıda adresi bulunan Müdürlüğümüze teslim edilmesi hususunda bilginizi rica ederim…” şeklinde ifadelere yer verilerek bilgi istenildiği, 

 

idarece verilen 10 günlük süre içerisinde anılan isteklinin idarenin talebine cevap vermediği,

 

Başvuruya konu işin ihale tarihinin 20.12.2018 olduğu, ihale dokümanı düzenlemelerine göre teklif geçerlilik süresinin son tarihinin 19.03.2019, geçici teminat

geçerlik süresi bitim tarihinin ise 19.04.2019 olduğu, gelinen noktada idarece 18.09.2019 tarihli ve 127120 sayılı yazı ile ......Müh. Teknik. Proje İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti. ile ...............Kent Teknolojileri A.Ş.den tekliflerinin geçerlik süresinin 90 gün uzatılması ve geçici teminat mektubu verilmesi için EKAP üzerinden bildirimde bulunulduğu, 

 

anılan yazıya binaen iki isteklinin de teklif geçerlik süresinin uzatılması ile geçici teminat mektubu verilmesini kabul ettiği, 02.10.2019 tarihli ihale komisyonu kararına göre ......... Müh. Teknik. Proje İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılıp geçici teminatının gelir kaydedildiği, 

 

diğer yandan söz konusu komisyon kararı ile başvuruya konu ihalenin iptal edildiği anlaşılmıştır.

 

4734 sayılı Kanun’da, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak isteneceği, belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan isteklilerin değerlendirme dışı bırakılacağı ve geçici teminatlarının gelir kaydedileceği hükmünün yer aldığı, ihalenin iptal edilmesi durumunda ise bahse konu işlemin yapılamayacağına dair bir hükme yer verilmediği anlaşılmıştır.

 

Öte yandan, ihale komisyonunun talebi üzerine idarenin tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebileceği, ancak bu açıklamanın, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmeyeceği ve yapılamayacağı anlaşılmaktadır.

 

Yapılan inceleme sonucunda, idarenin herhangi bir talebi olmaksızın 01.07.2019 tarihinde teklif geçerlik süresi ve geçici teminatın 01.07.2020 tarihine kadar uzatıldığına yönelik olarak başvuru sahibi tarafından idareye bildirimde bulunulduğu, 18.09.2019 tarihinde ise idarece teklif geçerlik suresi ve geçici teminat süresinin uzatılması gerektiğine yönelik olarak iki istekliden talepte bulunulduğu, söz konusu talep yazısına istekliler tarafından olumlu veya olumsuz şekilde cevap verilebileceği, diğer bir anlatımla tekliflerinin halen geçerli olup olmadığı hususunda temel belirleyici unsurun isteklinin iradesi olduğu, teklif geçerlik süresi ve geçici teminat süresinin uzatılması halinde teklifin değerlendirileceği, teklif geçerlik süresinin uzatılmaması halinde ise teklifin değerlendirme dışı bırakılacağı,

 

Söz konusu talebin yapılmış olmasının tek başına teklifin geçerli olduğu sonucunu doğurmayacağı, teklif geçerlik süresi uzatılması öncesi veya sonrasında bu husus dışında isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine yönelik değerlendirme yapılabileceği, bu değerlendirmeler sonrasında istekliye yaptırım uygulanması gerekmesi halinde ihalenin iptal edilmiş olmasının bu durumu değiştirmeyeceği, diğer bir ifadeyle ihalenin iptali kararının yaptırımın iptali sonucunu doğurmayacağı,

 

Başvuru sahibi tarafından idarenin 18.09.2019 tarih ve 127120 sayılı talep yazısını müteakip teklif geçerlik süresi ve geçici teminat süresi uzatımını kabul yönünde irade gösterdiği, uzayan ihale sürecinde herhangi bir ihale komisyon kararı alınmadığı ve alınan ilk ihale komisyonu kararı ile başvuru sahibi hakkında idarece bilgi eksikliği kapsamında istenen bilgilerin belirtilen sürede tamamlanmaması nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması ve geçici teminatın gelir kaydedilmesi yönünde işlem tesis edildiği anlaşılmıştır.

 

Söz konusu tespitler çerçevesinde, idarenin yukarıda bahsi geçen Kanun’un ilgili maddesine göre, sözleşme ve faturalar ile ilgili net olmayan hususlara ilişkin olarak başvuru sahibinden açıklama talebinde bulunduğu, başvuru sahibinin, ihale komisyonunun talebi üzerine sözleşme ve faturaların incelenmesi ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili açıklama talebi üzerine cevap verilmediği anlaşıldığından teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık görülmemiştir.

 

Ancak idarenin, isteklinin teklifinde net olmayan hususlar ile açıklama talebinde bulunması 4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesinin ikinci fıkrası kapsamında bilgi eksikliğinin tamamlatılması olarak değerlendirilemeyeceğinden geçici teminatının gelir kaydedilmesi yaptırımının uygulanmasının mevzuata uygun olmadığı anlaşılmış olup, başvuru sahibinin iddiasının bu yönüyle yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

 

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, .. Mühendislik Teknik Proje İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin geçici teminatının iade edilmesine yönelik işlem tesis edilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.