ELEKTRONİK İHALELERDE ÖZMAL- KENDİ MALI ARAÇLAR NASIL BELGELENMELİ

İhale komisyonu kararı ile iki adet aracın kendi malı olma şartına ilişkin demirbaş ve amortisman defterine kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı veya yeminli mali müşavir raporunun sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, 

 

şikayete konu ihaleye ait dokümanında yer alan iki adet aracın isteklilerin kendi malı olmasına ilişkin yeterlik kriterinin ruhsatlar ile tevsik edildiği, 

 

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’ne göre araçlara ilişkin kendi malı olma şartının ruhsat ile tevsik edilmesinin yeterli olduğu, ayrıca amortisman veya demirbaş listesine gerek olmadığı, İdari Şartname’de yer alan söz konusu düzenleme ile araçların isteklilerin kendi malı olduğunun ruhsat, demirbaş veya amortisman defterine kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir raporu ile tevsik edileceğinin belirtildiği, bu düzenleme ile bu belgelerin tamamının birlikte istenildiği anlamının çıkmadığı, dolayısıyla tevsik işleminin tek başına “araç ruhsatları” ile yapılabileceği, söz konusu araçların kendi malı olduğunun ruhsatlar ile tevsik edildiği, 

 

söz konusu idare şlemlerinin Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde yer alan rekabet, eşit muamele, güvenirlik ve özellikle saydamlık ilkelerinin açık ihlali olduğu, diğer taraftan ekonomik açıdan en avantajlı teklifin değerlendirme dışı bırakılması ile ihtiyaçların uygun şartlarda ve zamanında karşılanması ile kaynakların verimli kullanılması ilkelerine de uygun davranılmadığı, düzeltici işlem belirlenerek tekliflerinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif 

olarak belirlenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir. 

 

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

 

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit

muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla

sorumludur.” hükmü,

 

Aynı Kanun’un “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

 

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporu” başlıklı 41’inci maddesinde 

 

“(1) İşin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın sayısına ve niteliğine dokümanda yer verilir. Makine, teçhizat ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır. Ancak idare, işin niteliğinin gerektirdiği hallerde, ihale konusu işin yapılabilmesi için adaya veya istekliye ait olmasını gerekli gördüğü makine, teçhizat ve diğer ekipmanı yeterlik kriteri olarak belirleyebilir. Bu durumda, makine, teçhizat ve diğer ekipmanın, teknik

kriterlerine yönelik olarak dokümanda düzenleme yapılmış ise, bu niteliğe yönelik belgelerin de başvuru veya teklif kapsamında sunulması zorunludur.

 

(2) Adayın veya isteklinin kendi malı olan makine, teçhizat ve diğer ekipman; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir. Tevsik işleminin aslına uygunluğunun noter tarafından onaylanmış ruhsat örneklerinin sunularak yapılması halinde, örnek çıkarma işleminin ilan veya davet tarihinden sonra yapılmış olması

zorunludur.” hükmü,

 

ELEKTRONİK İHALE 

 

Aynı Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde

 

 “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

 

(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak eanahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.

 

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

…

5) e-teklifler EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanır ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir.

…

8) Tekliflerin açılması ve değerlendirilmesine ilişkin tutanaklar EKAP üzerinde     hazırlandıktan sonra, çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.

 

(9) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır.  Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

 

(10) Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilir. Verilen süre içerisinde beyan edilen bilgi ve belgeleri doğrulayan belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Geçici teminat mektubu ve sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamayan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır.

 

…” hükmü bulunmaktadır.

 

Söz konusu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.2. Teklifler, ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden eteklif olarak sunulur.” düzenlemesi,

 

“İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilginlerin e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

 

7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:…

 

7.5.2. - İhale konusu işi yerine getirmek için 2 (İki) adet aracın belgeleri ibraz edilecektir. Söz konusu ekipmanlar isteklinin kendi malı olması halinde) Araçların ruhsat belgeleri (Aslı veya Noter onaylı sureti veya idarece onaylanmış fotokopisi sunulacaktır..) 

 

Demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı veya yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu, (Belirtilen kişiler tarafından düzenlenmiş ıslak imzalı belge veya idarece onaylanmış fotokopisi sunulacaktır) teklif dosyasında sunulacaktır

 

- İhale tarihi itibari ile geçerlilik süresi dolmamış en az 796 kişilik kapasiteli kapasite raporu İdareye ibraz edilecektir. Esnaf ve sanatkarlar meslek kuruluşları tarafından verilen, üretim yerine ait, ihale tarihi itibariyle geçerlilik süresi dolmamış, taşıma merkezi okullarda bulunan toplam 796 adet öğrenci kapasiteli mutfağı olduğuna dair belge(söz konusu sıcak yemek hizmet alımı işinde yemek pişirilecek mutfağın; en az taşıma merkezi okulu taşıma kapsamındaki öğrenci sayısı kadar 796 kişilik öğün sıcak yemek üretim kapasitesine sahip olması ve ticaret ve sanayi odası veya meslek odası tarafından yürürlükteki mevzuata uygun olarak onaylanmış olması ayrıca ihale başvuru tarihi itibariyle geçerli olması zorunludur.)

 

İhale konusu işin kaldığı yüklenicinin, asıl mutfağının yemek ihale sözleşmesinin denetimi nedeni ile hizmetin verileceği Denizli il sınırları içerisinde olması zorunludur.” düzenlemesi,

 

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “22.1. eteklifler    istekliler tarafından EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur.  Teklife ilişkin e-anahtar, e-teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden

gönderilir.

 

22.2. Yeterlik bilgileri tablosunda ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlar, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda ise açıklama istenen teknik özellikler için ayrı satırlar açılmış olup, istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgiler eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle ekli standart formalara uygun şekilde doldurulacaktır.

…

22.8. İdarece talep edilmesi durumunda istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak süresi içerisinde sunulmak zorundadır.” düzenlemesi bulunmaktadır.

 

Elektronik ihale yöntemiyle gerçekleştirilen başvuru konusu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif olması öngörülen .............. Sanayi’ne gönderilen .. yazı ile “Yeterlik Bilgileri Tablosu”nda beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin ............tarihine kadar idareye sunulmasının istenildiği,

 

............. tarihli ihale komisyon kararı ile ihalenin ..................... Sanayi üzerinde bırakıldığı, ................. tarafından  ihale komisyonu kararına ilişkin şikayet başvurusunda bulunulduğu, söz konusu şikayet başvurusu üzerine .................. tarihli ihale komisyonu kararı      alındığı anlaşılmıştır.

 

.................... tarihli ihale komisyonu kararında ise “…............... Sanayi itiraz dilekçesiyle idareye başvurmuştur.

 

… Demirbaş ve Amortisman defterine kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı veya yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporunun uygulama yönetmeliğine göre ihale ilan tarihinden sonra düzenlenmesi gerekmektedir. İhale ilan tarihi ............. tarihli olduğundan sunulan ekipman raporunda tarihin de belirtilmesi gerekmektedir. İhale uhdesinde kalan firmanın bu belgeyi yönetmeliğe uygun sunmadığını iddia  etmiştir.

 

..................tarihinde itiraz dilekçesine ilişkin değerlendirme toplantısı yapılmıştır.

 

Başvuru sahibi  iddialarının değerlendirilmesi sonucunda;

 

................hizmet alımı ihalesine teklif veren .........................Şirketi dosyaları ihale komisyonunca tekrar incelenmiştir. Yapılan inceleme sonucunda idari şartnamenin 7.5.2 maddesine göre yapılan itirazın yerinde olduğu görülmüştür.

 

Demirbaş ve Amortisman defterine kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı veya yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporunun uygulama yönetmeliğine göre ihale ilan tarihinden sonra düzenlenmesi gerekmektedir. 

 

İhale ilan tarihi ................. tarihli olduğundan sunulan ekipman raporunda tarihin de belirtilmesi gerekmektedir. İhale uhdesinde kalan firma nın bu belgeyi ..............hizmet alımı ihalesinin İdari Şartnamesi’ne uygun sunmadığı iddiasının yapılan değerlendirme sonucunda haklı olduğu görülmüştür.

 

................hizmet alımı ihalemizi yeni oluşan duruma göre tekrar değerlendirmesinin yapılmasına karar verilmiştir.

…

................hizmet alımı ihalesinin yeniden değerlendirmesi yapılmıştır.

 

Buna göre; .....................firmasının 1. oturumda yeterlilik bilgileri  tablosunda istekliye ait bilgiler kısmında ihale İdari Şartnamesi’nin 7.5.2. maddesine göre “- İhale konusu işi yerine getirmek için 2 (İki) adet aracın belgeleri ibraz edilecektir. 

 

Söz konusu ekipmanlar isteklinin kendi malı olması halinde) Araçların ruhsat belgeleri (Aslı veya Noter onaylı sureti veya idarece onaylanmış fotokopisi sunulacaktır.) Demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı veya yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali

müşavir raporu, (Belirtilen kişiler tarafından düzenlenmiş ıslak imzalı belge veya idarece onaylanmış fotokopisi sunulacaktır) teklif dosyasında sunulacaktır.

 

- İhale tarihi itibari ile geçerlilik süresi dolmamış en az .............kapasiteli kapasite raporu İdareye ibraz edilecektir. Esnaf ve sanatkarlar meslek kuruluşları tarafından verilen, üretim yerine ait, ihale tarihi itibariyle geçerlilik süresi dolmamış ......................olduğuna dair belge (söz konusu sıcak yemek hizmet alımı işinde yemek pişirilecek mutfağın; en az taşıma merkezi okulu taşıma kapsamındaki öğrenci sayısı kadar .............öğün sıcak yemek üretim kapasitesine sahip olması ve ticaret ve sanayi odası veya meslek odası tarafından yürürlükteki mevzuata uygun olarak onaylanmış olması ayrıca ihale başvuru tarihi itibariyle geçerli olması zorunludur.)

 

İhale konusu işin kaldığı yüklenicinin, asıl mutfağının yemek ihale sözleşmesinin denetimi nedeni ile hizmetin verileceği ...........İl sınırları içerisinde olması zorunludur.” kriterine uygun Demirbaş ve Amortisman defterine kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı veya yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporunun ...............ihale kayıt numaralı ihale idari şartnamesine göre ihale ilan tarihinden sonra düzenlenmesi gereken ekipman raporu ile ilgili beyanda bulunmadığı için değerlendirme dışı bırakılmıştır.” ifadelerine yer verilmiştir.

 

ihale komisyon kararı ile ... Sanayi’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin ...........................................Sanayi üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

 

Başvuru sahibi istekli tarafından sunulan Yeterlik Bilgileri Tablosunda araç ruhsatlarına ilişkin bilgilere “Teklif Vermeye Yetkili Olduğuna İlişkin Bilgiler” başlığı altında yer alan “Sicil, İzin, Ruhsat ve Faaliyet Belgeleri” başlıklı kısımda yer verildiği görülmekle birlikte, söz konusu kısımda istekli tarafından “Araç Ruhsatı” ifadesinin açıkça yazıldığı, araç plakasına ve ruhsata ilişkin tarih ve sayı gibi ayırt edici bilgilere yer verildiği görüldüğünden, söz konusu bilgilerin “Mesleki ve Teknik Yeterliğe İlişkin Bilgiler” başlığı altında yer alan “Makine, Teçhizat ve diğer Ekipmanın Kendi Malı Olduğunu Gösteren Belgeler” kısmında yazılmamış olmasının .........................................sonucuna varılmıştır.

 

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 41’inci maddesinde işin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmamasının esas olduğu, ancak idarenin, işin niteliğinin gerektirdiği hallerde, ihale konusu işin yapılabilmesi için adaya veya istekliye ait olmasını gerekli gördüğü makine, teçhizat ve diğer ekipmanı yeterlik kriteri olarak belirleyebileceği düzenlenmiştir.

 

Ayrıca, anılan Yönetmelik’in 41’inci maddesinde yer alan “Adayın veya isteklinin kendi malı olan makine, teçhizat ve diğer ekipman; ruhsat, demirbaş veya amortisman  defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir.” hükmü incelendiğinde, isteklilerin kendi malı olan makine, teçhizat ve ekipmana ilişkin tevsik işlemini;

- Ruhsat,

- Demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı,

- Demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu,

 

ile yapabileceği açık şekilde ifade edilmiştir. Anılan Yönetmelik maddesinde sayılan üç yöntem sıralanırken ruhsattan sonra virgül (,) kullanılmış, noter tespit tutanağından sonra ise “ya da” ifadesi kullanılmıştır. 

 

Söz konusu virgül (,) ve “ya da” ifadesinden kendi malına ilişkin tevsik işleminin bu üç yöntemden herhangi biri ile yapılmasına imkan tanındığı anlaşılmıştır. 

 

Ayrıca söz konusu ihale dokümanı düzenlemesinden ruhsat ile birlikte noter tespit tutanağı veya yeminli mali müşavir ya da serbest mali müşavir raporunun sunulmasının ...............................görülmüştür.

 

Başvuru sahibi .............................. Sanayi’ne gönderilen .....................yazı ile “Yeterlik Bilgileri Tablosu”nda beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin ................ tarihine kadar idareye sunulmasının istenilmiştir.

 

Başvuru sahibi istekli tarafından İdari Şartname’nin 7.5.2’nci maddesinde belirtilen kendi malı şartının tevsiki için 2 adet araca ait ruhsat örneğinin sunulduğu, şikayete konu ihalenin ilan tarihinin................. olduğu, ruhsat örneklerinin ....................tarihli “Aslı idarece görülmüştür” kaşesinin bulunduğu, ........... idarenin mührünün basıldığı görülmüştür.

 

Yapılan inceleme sonucunda, isteklilerin kendi malı şartını tevsik etmek amacıyla Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 41’inci maddesinde yer alan ruhsat veya demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ve yahut yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir raporundan .................................. başvuru sahibinin ruhsat örneklerini sunmasına rağmen demirbaş veya amortisman defterine kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı veya yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporunun sunulmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının ........................................sonucuna varılmıştır.

 

Mustafa Ayan Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri notu:

Konuyu incelediğiniz tarih itibarı ile söz konusu mevzuatta değişiklik olup olmadığı kontrol edilmelidir.