İHALE DANIŞMANI

İhale danışmanı;  kamu ihalelerine  katılan isteklilerin veya ihalelere katılmak isteyen isteklilerin, ihale mevzuatından kaynaklı haklarını tam olarak kullanabilmeleri için rehberlik yapan kişidir. Şüphesiz bu rehberlik ve danışmanlık işini yapabilmek için mevzuata hakimiyetin yanında uygulama tecrübesi de gerekmektedir. Doğru hizmet alabilmek için danışmanlık alınacak uzmanlarda bu özelliklerin olup olmadığının görülmesi gerekir.

İhale danışmanı faaliyeti arasına giren konular,

Ülkemizde Kamu’nun ihtiyaçlarının önemli bir kısmı yurt içinden tedarik edilmektedir. Kamu dediğimiz devlet kurumlarıdır. Yani; Cumhurbaşkanlığı, Türkiye Büyük Millet Meclisi,  Bakanlıkların merkez teşkilatları, Bakanlıkların taşra teşkilatları, Bağımsız-Düzenleyici denetleyici kuruluşlar, Diğer kurum ve kuruluşlar dediğimiz koordine kuruluşlar, adli idari ve yüksek yargı kuruluşları, yerel yönetim kuruluşları, Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından, devlet bütçesini kullananlardır.

Bu kurumlar kendilerine tahsis edilen ödenekleri harcayarak ihtiyaçlarını karşılarlar. Ödenekler tabi ki devletin vergilerinden elde edilen gelirlerden karşılanmaktadır. Bu nedenle harcanması sıkı kurallara tabidir. Bu kurallar; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile yayımlanmıştır.

Kamu ihale süreçlerinde ihale danışmanı,

İhaleler Temel olarak, Mal alımları- Yapım işleri- Hizmet işleri ve Danışmalık hizmet alımları olmak üzere 4 ana başlık altında sınıflandırılmıştır.

Temel ihale usulleri ise; Açık ihale – Belli istekliler arasında ihale ve Pazarlık usulü ihale olarak tanımlanmıştır.

Doğrudan temin başlığı altında da tedarik usulleri vardır. Ancak dikkat edilmesi gereken konu “tedarik usulü” tanımını kullanmış olmamdır. Zira doğrudan temin kanunda ihale usulü olarak kabul edilmemiştir.

Bu düzenleme doğal olarak değişik sonuçlar doğurmaktadır. Mesela, doğrudan temin ihale usulü olarak kabul edilmediğinden, ihale uyuşmazlıklarında idareden sonra başvuru yeri olarak “Kamu İhale Kurumu”  gösterilmesine rağmen doğrudan temin tedariklerinde  uyuşmazlıklar için Kamu İhale Kurumu görevli değildir.

Danışmanlar, kamu idaresinin ihale süreçlerinde yapması gereken işlemler konusunda deneyimli olması gerektiği kadar firmaların da ihale süreçlerinde neler yapması gerektiği konusunda deneyim sahibi olmalıdır. Deneyim sahibi olmak demek her iki taraf (kamu ve firma) tarafından yapılan işlemlerin bizzat uygulayıcısı olarak deneyim sahibi olması tercih edilmelidir.

Kamu idaresi işlemlerinde ihale danışmanı,

İhale sürecinin bu safhasının birinci kısmında; ihtiyacın doğması, ödenek işlemlerinin halledilmesi, teknik şartnamenin hazırlanması, yaklaşık maliyetin tespit edilmesi, ihale dosyasının EKAP sisteminden hazırlanması, ihalenin ilan edilmesi, ihale komisyonunun yedekleri ile teşkil edilmesi ve ihale komisyon üyelerine ve yedeklerine görevlerinin tebliğ edilmesi, ihale tarih saatine kadar teklif zarflarının teslim alınması ve teklif zarflarının teslimi için ilan edilen tarih-saatin tamamlanmasından sonra teslim alınan teklif zarflarının ihale komisyonuna teslim edilmesi vardır.

Bu safhanın ikinci kısmında; ihale komisyon işlemleri vardır.

İhale birinci oturumu işlemelerinde

Teklif zarflarını teslim alan ihale komisyonunca, zarfların dış bilgilerinin kontrolü, dış bilgileri uygun olan teklif zarflarının veriliş sırasına göre açılması, teklif zarfında bulunması gereken evrakların varlığı ve yokluğunun kontrol edilmesi, teklif mektubu ve geçici teminatın varlığı halinde mevzuata uygunluğunun kontrol edilmesi, fiyat tekliflerinin okunması, zarf açma ve belge kontrol tutanağı isteyenlere tutanağın verilmesi ile birinci oturum işlemlerini tamamlayarak birinci oturumun kapatılması ve ikinci oturum işlemlerine başlanmasıdır.

İhale ikinci oturumu işlemlerinde,

İhale ikinci oturum işlemlerinde ise ihale teklif zarfından çıkan tüm evrakların ayrıntılı incelemesi ve ihale kararının oluşturularak ihale yetkilisinin onayına sunulmasıdır.

Devam eden süreçte, kesinleşen ihale kararının tebliği, Sözleşmeye davet işlemleri ve sözleşmenin imzalanması, Sözleşme yönetim süreci, danışmanlık konularının parçalarıdır.

Firmaların ihale süreçlerinde ihale danışmanı,                 

Firmaların ihale süreçlerinde ise, ihalelerin takip edilmesi, ihale dosyalarının incelenmesi, yeterlik kriterlerinin incelenmesi, ihale teklif zarflarının hazırlanması ve idareye teslim edilmesi il ihaleye katılımın sağlanmasıdır. Bununla beraber, ihale kararının incelenmesi firmanın mevzuattan kaynaklanan takip edilmesi gereken haklar var ise, bu hususlar konusunda firmanın bilgilendirilmesi danışmanlığın vazgeçilmez konularındandır.

Bu süreçte genelde karşılaşılan konular 1,

Rakip firmaların geçersiz tekliflerinin geçerli kabul edilmesi. Teklif zarfımızdan çıkan geçerli belgelerin geçersiz kabul edilerek teklifimizin değerlendirme dışı bırakılması. İhale dokümanlarında rekabete aykırı düzenlemeler olması. İlanda yazılı olan bir konuya itiraz süresinin kaçırılması. teknik şartnamede ne yazdığını anlamadan çok düşük fiyat teklif verilmesi veya çok yüksek fiyat teklif edilmesi.

Sözleşmeye davet edilen firmanın, sözleşme aşamasında idareye teslim etmesi gereken belgeleri tam olarak vermemesine rağmen rakip firma ile sözleşme imzalanması. Rakip firmanın benzer iş tanımına uymayan iş deneyim belgesinin geçerli kabul edilmesi. Bizim benzer iş tanımına uyan iş deneyim belgemizin benzer iş tanımına uymadığı gerekçesi ile kabul edilmemesi. Teklif mektubunda rakam ve yazı ile doğru yazılması gereken teklif bedelinin yanlış yazılması. Birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata yapılması. Teklif zarfı üzerinde yazılması gereken bilgilerin eksik yazılması.

Bu süreçte genelde karşılaşılan konular 2,

Ortak girişim olarak girilen ihalelerde ortak girişim beyannamesinin ortaklarca imzalanmaması. Ortak girişim beyannamesinde pilot ortağın belirtilmemesi. Ortak girişim yapan ortaklardan birinin EKAP üyeliğinin bulunmaması. Ortak girişim ortaklarından birinin karşılaması gereken yeterliliklerin karşılanıp karşılanmadığının kontrol edilmemesi.

Bilanço ve gelir tablosu yeterliliklerinin kontrol edilmemesi. Bilanço ve gelir tablolarının meslek mensubuna onaylatılmaması. İptal edilen bir ihale için alınmış olan geçici teminatın yeniden çıkılan ihalede kullanılabileceğinin sanılması. Son anda teklif fiyat yükseltilmesi nedeni ile geçici teminat tutarının %3 den az olması.

İdare tarafından sınır değer hesabında kullanılan katsayının yanlış kullanılması. Sınır değer hesabına katılmaması gereken tekliflerin sınır değer hesabına katılması. Sınır değer hesabına katılması gereken tekliflerin sınır değer hesabına katılmaması. Fiyat dışı unsurların hesaplanmasında hata yapılması. Aşırı düşük teklif savunması istenmesi gereken tekliflerden savunma istenmeden karar verilmesi.

Bahsettiğimiz hatalar ihalelerde büyük hak kayıplarına yol açmakta ve kazanılmış ihaleyi kaybettirmektedir.

Firma süreçlerinde en önemli konulardan bir tanesi de firmanın personel ve yöneticilerinin söz konusu konularda eğitiminin sağlanmasıdır. Aksi takdirde kişiler sürekli başkalarına bağlı kalmaya devam edeceklerdir.

İhaleye itiraz sürecinde ihale danışmanı,

İhale itiraz konuları danışmanlığın ayrılmaz bir parçasıdır. Mevzuattan kaynaklanan hakların korunması ancak ihale itiraz süreçlerinin de bilinmesi ve doğru uygulanması sonucunda sağlanabilecektir. Bu süreçte kurallar net ve sınırları kesin hatlarla belirlenmiştir. Yetki, süre, itiraz konusu, konuya ilişkin gerçekleşen durumlar gibi konular itirazın başlamadan sonuçlanmasına yol açabilmektedir. İtiraz süreçlerinde Kamu İhale Kurumuna başvuru ücretleri yüksek sayılacak rakamlara ulaşmıştır. Yapılacak hatalı işlemler nedeni ile bu ücretlerin de boşa gitme ihtimali kuvvetlidir.

Bütün bunların yanında ihale mevzuatındaki değişikliklerin takibi de olmazsa olmazlardandır.

Kaynak : www.ihaledersleri.com